הטמעת מערכות מידע
חברות, בתי עסק בתחומים שונים וגם ארגונים גדולים מתמודדים עם לא מעט אתגרים במהלך היום יום וגם בעבודה עצמה, המצריכה התייחסות לפרמטרים רבים.
מערכות המידע שהם מחזיקים כוללות מגוון רחב של כלים, המהווים פתרון חשוב ויכולים להפוך את העבודה עצמה ליעילה, חכמה וגם נכונה הרבה יותר. הטמעת מערכות מידע היא, אולי, אחד ההליכים החשובים ביותר במקומות כאלה, ולו כדי לנצל כהלכה את כל מה שמציעה מערכת המידע ולהתאימה לצרכיו הנקודתיים של העסק או הארגון.
מה זה הטמעת מערכות מידע?
למערכת מידע ארגונית יש 2 מטרות:
א. לתמוך בתהליכים התפעוליים והעסקיים של הארגון
ב. לספק מידע למנהלים.
כאשר מדברים על הטמעת מערכות מידע, , מתכוונים לשילובה של מערכת המידע באותו ארגון או עסק, ותתן מענה לשתי המטרות האלו.. תהליך של הטמעת מערכות מידע הוא תהליך מורכב מאד והוא מצריך, בטרם הטמעת המערכת עצמה, תכנון מקדים. תכנון זה נועד להתייחס לאפיון המערכת, כך שתתאים בצורה הנכונה לבית העסק או הארגון וכן לאופי העבודה.
ובנוסף גם התייחסות לשלבי ההטמעה הנדרשים לשם הצלחתו של ההליך. כאשר מבצעים זאת יש להתייחס לפרמטרים רבים כדי להבטיח את יעילותה של העבודה, הימנעות מפעילויות כפולות וגם התנהלות מוצלחת הרבה יותר, תוך שימוש מלא בכל הכלים העומדים לרשות המשתמשים.
איך הטמעת מערכות תורמת לארגון?
הטמעה של מערכות מידע תורמת רבות לארגון, ובהנחה והיא נעשית כראוי על ידי בעלי המקצוע המתמחים בכך. כאשר ההטמעה יעילה, יכול אותו ארגון או עסק להיעזר במערכות המידע ששולבו בו בצורה הנכונה, תוך התאמה מלאה לצרכיו וגם לאופי העבודה.
לפיכך נדרשת ההטמעה להיות מוצלחת ומקצועית ככל שניתן כדי לספק את הפתרונות היעילים לאותו ארגון ואף, במידת הצורך, גם שדרוגן של מערכות קיימות והפיכתן לחדשניות ומתקדמות יותר.
מהן שיטות ההטמעה של המערכות?
הצלחת תהליך ההטמעה תלויה בדברים הבאים:
א. גיוס עובדי הארגון לתהליך ההטמעה. יש לשכנע את העובדים בחשיבות הפרויקט לארגון ולעובדים עצמם. הטמעת מערכת מידע היא שינוי גדול בארגון ואנשים באופן טבעי חוששים משינויים ומתנגדים לשינויים. יש לטל בהסרת ההתנגדות הזו ובגיוס העובדים לטובת הפרויקט.
ב. תמיכת המנכ"ל והנהלת הארגון בפרויקט. ההנהלה צריכה לשדר מסר לעובדים, בדבר חשיבות הפרויקט לצמיחת הארגון.
ישנן כמה וכמה שיטות של הטמעת מערכות מידע. הראשונה פונה אל הרציונל. כלומר, משכנעים את המשתמשים, את העובדים, שמדובר במערכת מידע כלי יעיל וחדשני, טוב ומוצלח יותר מזה הקיים. השיטה השנייה באה ממקום של התנסות.
כלומר, חשיפת המשתמשים אל מערכת המידע החדשה והתנסות בה, הלכה למעשה. השיטה השלישית היא ביצירת תחרות בונה. עצם התחרות, בין מחלקות אותו ארגון, למשל, יוצרת למידה "תוך כדי תנועה", היכרות עם מערכת המידע ו"על הדרך" גם הטמעה מוצלחת ונכונה יותר. הדרך הנכונה בותר היא לשלב את כל השיטות האלה ביחד.
מהם שלבי ההטמעה של מערכות מידע?
חמשת שלבי ההטמעה של מערכות מידע הינם הבאים:
- (זה לא הטמעת מערכת. זה אפיון המערכת)..
בשלב הראשון יש לטפל בתשתיות הנתונים. בדרך כלל התשתיות עוברות מהמערכת הקודמת. בשלב זה יש לעשות גם טיוב נתונים, כי באופן טבעי במשך השנים, נוצרים במערכת ארגוניות נתוני "זבל" שיש לנקות אותם. רצוי מאד למנות צוות מיוחד בארגון שיטפל בנושא התשתיות - (זה לא הטמעה. זה בחירת מערכת).
בשלב השני יש לשייך את המשתמשים לכל אחד מהתהליכים העסקיים. בדרך כלל בשלב האפיון, עושים מיפוי של כל התהליכים בארגון. למיפוי הזה יש להתייחס בתהליך ההטמעה. כך יש ליצור קבוצות עובדים לפי השיוך שלהם לתהליכים העסקיים. - למידת מערכת המידע החדשה או המשודרגת, הסתגלות לה במהלך העבודה היום יומית, היכרות איתה ועם כל הכלים שהיא כוללת.
- המשך השלב הקודם, תוך התייחסות לכל אנשי החברה או הארגון, וגם בכל הדרגים. זהו שלב קריטי בהצלחת תהליך ההטמעה, שכן כולל אימון וגם למידת אותה מערכת מידע חדשה. כאן מדובר בשלב הדרכה חשוב מאד והבסיס ההכרחי ללמידת מערכת המידע ויכולתה לספק את המענה הנדרש לעבודה עצמה.
- הפיכת מערכת המידע כחלק בלתי נפרד מהתנהלותו של העסק או הארגון והטמעה מלאה. זהו השלב הסופי והאחרון, בו הופכת מערכת המידע לחלק חשוב ומרכזי באותו ארגון וכלי עבודה בעל חשיבות רבה מאד.
על מה חשוב להקפיד בזמן הטמעה של מערכות מידע?
כדי להבטיח את הצלחת תהליך ההטמעה חשוב להיעזר בבעלי מקצוע מתאים לצורך הטמעת מערכת המידע ובמקביל גם להבין את הצרכים הקיימים, כמו גם את אופיו של הארגון. מכיוון שכל ארגון מתנהל אחרת ולכל ארגון יש צרכים שונים, על תהליך ההטמעה לקחת זאת בחשבון ולהצליח לעשות זאת כהלכה.
תהליך הטמעה מוצלח הוא תהליך הכולל התייחסות לכל פרט ופרט העולים וצצים בכל שלבי ההטמעה וכן גם תמיכה מקצועית ומלאה לעובדי הארגון כדי לאפשר מיצוי מקסימאלי של מערכת המידע החדשה או המשודרגת. בנוסף, נדרש שלב למידה מעמיק יותר, המאפשר גם התנסות וכן התייחסות לכל רובדי הארגון, מהזוטר ועד הבכיר ביותר, או לכל הפחות – כל אלה, הצפויים להשתמש במערכת המידע.
משרד שלם הנדסה ומערכות מידע מציע ללקוחותיו שירותי הטמעת המערכת, המספקות מענה למגוון של צרכים ומייעלות את תהליך העבודה שלכם. כל זאת, תוך התייחסות לאופי העבודה, לקהל היעד וגם למגוון הכלים הנדרשים לאותו מקום.
לפרטים נוספים, מוזמנים ליצור אתנו קשר בטלפון 02-5326875 או 052-2601076
נשמח לעמוד לרשותכם ולהציע לכם את הפתרון המתאים.